やらなきゃいけない事を把握して、きちんとToDoリストにも書き出しているのに何故かいつまで経ってもToDoリストに手をつける事ができず全然先に進まない・・と悩んだ事はないですか？
またToDoリストに書き出したは良いものの、そのまま実行するタイミングを見計らっていたら月日があっという間に過ぎてしまった、なんて経験が皆さんにも１度はあると思います。
このToDoリストが終わらない現象の一番の問題は、タスクが片付かないことでも、生産性が下がることでもありません。
この現象がママにもたらす最大のデメリットは、
「またやれてない」
「やっぱり自分には無理だった」
「どうせ変わることなんで出来ない」
という風に、ママの自己肯定感をガクンと下げてしまうこと。
でもTodoリストがいつまでたっても片付かないのは、あなたの意思が弱いからでも、忍耐力がないからでも、本当に心からやりたいと思えていないからでもありません。
ただやり遂げるための仕組みができていないから。
それだけなんです。
そこで今回は、Todoリストにリストアップしたタスクを絶対にやり遂げられる仕組みの作り方を紹介します。
●Todoリストを書いてる時はやる気に満ち溢れているのにナゼか実行できない。
●いつも同じ事ばかりを繰り返しリストアップしている。
●Todoリストを書くほど出来ない自分に直面して落ち込む。
というママの参考になれば幸いです♪
Todoリストは「食材」であり「レシピ」ではない
Todoリストがいつまで経っても片付かない一番の理由は、
どうやってそのタスクを処理するか？
が明確になっていないからです。
これは料理に置き換えてみると分かりやすいのですが、ある特定のメニューを作る場合、先ずはレシピを見ながら必要な食材は何か？を書き出しますよね。
そしてそれらの食材を買いに行き、手元に全てが揃ったら、レシピを見ながら調理を始めると思います。
Todoリスト内のタスクがここで言う『食材』に当たります。
紙に書き出した「これが必要だよ！」という材料たちですね。
この食材リストは、レシピがあって始めて料理の中で機能するものです。
もし食材リストだけが料理本に書かれていたらどうなってしまうでしょうか？
「え？人参と玉葱、じゃがいもが必要なのは分かったけど・・それをどうすればいいの？」となり料理を開始できませんよね。
これと全く同じ現象がTodoリストでも起こっているんです。
ズラーっと書き出したTodo達を「どう調理するのか？」の部分が抜け落ちてしまっているんです。
ToDoをやり遂げるには「大切度」を見極める
ではどうやってタスク達を調理すればいいのでしょうか？
実はこれも方法は料理と全く一緒です。
レシピを見ればどの材料をどのタイミングでどれくらい入れるか？が全て分かる様に、Todoリストのタスクも、
いつ？
どのタイミングで？
どのタスクを実行するか？
を決めてしまえばいいだけ！
そして、それらを決める際の物差しになるのが『優先順位』なんです。
良くビジネス本などで下記のような「重要度」と「緊急度」の2軸からなるマトリクスが使われているのを見たことがありませんか？
ToDoリストのタスクを全て並べながら、下記の４つのうちどこに当てはまるかを探っていくと実行すべき優先順位が見えてきます。
締め切りや時期、期限に制限があるもの。
主に自分の都合では予定を動かせないもの。
②大切だけど急ぎではないこと
リレーションシップの構築、セルフケア、自己成長、夢や目標とするプロジェクトなど。
③急ぎだけど大切ではないこと
家族など自分以外の人の急ぎの用事。
他人でもできることである場合が多い。
④急ぎでも大切でもないこと
TVを見る、電話をする、SNSなど、スキマ時間にこなせるもの。
息抜きやご褒美としてストックしておくとモチベーションに繋がる場合もある。
ただ、ママの場合で難しいのが「何をもって重要とするか？」という線引きが曖昧であるという点です。
例えば、ママの立場で考えるとAを優先すべきだけど、自分にとってはBも同じくらい重要だから我慢したくない・・・という事も少ないないと思いますし、実際に私も自分自身とママ業の間で葛藤することが多々あります。
そんな時はぜひ『自分』『家事』『子育て』の様に、それぞれを別のカテゴリーに分けながら優先順位をつけるようにしてみてください。
こうすることで『自分』と『家事』の優先度を比べたり、『仕事』と『子育て』どちらが大事か？という様な愚問にいちいち悩まされる必要がなくなるので、モヤモヤや心の葛藤が減り、暮らしの全てをバランス良く保つことが出来るようになっていくんです。
ジャンルが違うものは優先度を比べるのではなく、取り組む量のバランスで調整していく方が断然機能しやすいです。
また、上の図で「重要」の部分を「大切」という風に書き換えているのにも意味があって、これは世間的な価値観に基づく判断ではなく、自分の気持ちを基準に重要度を測ってもらいたいからです。
ママは優先度ではなく『大切度』を指標に生活した方が、結果的に気持ちも暮らしもスッキリして整うようになっていくんです。
例えば『掃除や料理にたくさんの時間を注ぐママは素晴らしい』という考えも確かに１つの価値観ではありますが、私はそれよりも他にやりたいことがあるので毎晩の夕飯作りは下ごしらえ〜片付けまでの全てを１時間以内に収めると決めていますし、掃除も毎日５分ほど掃除機をかけたら終わりです。
洗濯とお風呂掃除は主人の担当にしていますし、食器洗いも時間がかかるのがストレスだったので先日食洗機を我が家に迎え入れました。（笑）
ToDoリストを機能させるためには、タスクの優先順位をつけるのと同時に、不要なタスクは不要と割り切って手放す勇気もとても大事になってきます。
「ママならコレをやるべき」ではなく「自分がどんな風に暮らしたいか？」をきちんと把握しながらタスクに優先順位をつけていくことは「タスクの断捨離」に繋がり、より生活を整えながら自分軸に沿ったライフスタイルを作り上げていく作業でもあるんです。
ToDoリストをやり遂げる仕組みの作り方
では具体的にToDoリストに優先順位をつけながら、全てのタスクをやり遂げる仕組み作りを紹介していきます。
今回はMe-Map Storeから販売中の『Mom Life Planner』に含まれているワークシートを使用しながら説明していきますが、もちろんご自身のノートや手帳を使っていただいても大丈夫です！
紙だけでも出来ますので、お好みの方法でトライしてみて下さい♪
手順１：全てのタスクを書き出す
先ずは頭の中にある『やりたい事』『やらなきゃいけない事』を全て紙に書き出しましょう。
タスクの大きさや重要度、ジャンルや実行したい時期などはこの段階では気にする必要はありません。
単語やキーワードだけでもいいので、思いつくままに頭の中が空っぽになるまで書き出してみましょう。
もし「大掃除のToDoリスト」が作りたい場合や、「子育てに関するToDoリスト」が作りたい場合には、そのテーマだけに絞ってやりたい事を書き出す方法でもOKです。
この様に頭の中の思考を紙に書き出すワークは『ブレインダンプ』と呼ばれる手法で、やり方や効果についてはこちらの記事にまとめています。
ぜひ参考にしてみて下さい。
こちらからブレインダンプ用のワークシートも無料でダウンロードできます♪
手順２：カテゴリー別に分ける
次にブレインダンプした全てのタスクをカテゴリー別に分けていきます。
家族・自分・子供・仕事・夢など、書き出した内容を細分化できるカテゴリーをお好みで選んでいきましょう。
もし、すでに特定のカテゴリーに絞ってブレインダンプをした場合は、この工程はスキップしてしまって大丈夫です。
カテゴリーを選び終わったら、カテゴリー毎に色を決めて先ほど書き出したタスクに色ペンやマーカーを使ってチェックを入れていきます。
こうすると一目でどれがどのカテゴリーのタスクかが分かり、この次の作業がより簡単になります。
手順３：優先順位をつける
次は、いよいよタスクに優先順位をつけていきましょう。
先程の重要度のマトリクスを参考にしながら『ToDo List Prioritize/優先順位リスト』のそれぞれの枠の中にタスクを振り分けていきます。
B: １週間以内に終わらせること
C: １ヶ月以内に終わらせること
D: それ以降にやること
マトリクスの①と③に当てはまる「緊急度が高いもの」が主にA〜Bに入ると思います。
しかし、緊急度が高いタスクが多くない場合は、ずっと先延ばしにしているものや、さっさと終わるようなタスクから積極的にA〜Bに入れていくことをおすすめします。
と言うのは、最初の２日で簡単なタスクをスイスイこなしていくと気分が上がり、「気分が良いから続けよう♪」という気持ちになりやすいから！
実はこれって結構重要で「何ができたか」よりも「ちゃんとできたか」の方が達成度にダイレクトに影響してくるんです。
この達成感をどれくらい味わえるかで引き続き継続できるかどうかが変わってきます。
最初に達成感を味わい、勢いをつけて波に乗るのが大事です！
またA〜Dの枠に振り分ける際もカテゴリーごとにまとめて書くようにすると分かりやすいですよ。
ここまで来ると、かなりタスクを実行する流れが見えてきましたよね。
後はこれらをスケジュールに落とし込んで、実践していくだけです！
手順４：週ごとのスケジュールに落とし込む
Me−Mapストアの『Weekly Planner』を使用してます♪
先ほどのシートで「2日以内に終わらせること」と「1週間以内に終わらせること」に振り分けタスクは今週の予定になります。
先ずは「2日以内に終わらせること」を今後２日間の予定にいれ、「1週間以内に終わらせること」は今後３〜７日間で終わるようにタスクを各曜日に振り分けて、ウィークリープランナーやカレンダーに書き込んでいきましょう。
続いて、残りのタスクが1ヶ月以内に終わるようにプランニングしていきます。
1ヶ月以内に終わらせるタスクが多い場合は、『Monthly ToDo List』を活用し、カテゴリー別にどの程度の数があるかを把握してから進めましょう。
（このシートも無料お試しセットに含まれていますよ♪）
各タスクを２週目、３週目、４週目へと、バランスを見ながら均等に振り分けていきます。
そして１週間ずつに分けたら、毎週どのタスクをどの曜日に実行するかを計画しながら手帳に書き込んでいきましょう。
※上記のWeekly Todo Listを４枚用意し、各週に振り分けたタスクを上のグレー部分に書き込んでいくと、その後曜日ごとに振り分けるのが簡単になるのでオススメですよ♪
この時いくつかのポイントに注意することで、達成率をアップさせることができます。
ポイント１：大きいタスクはサイズダウンしてから予定に入れる
例えば「保育園の申込みをする」という予定がある場合、実際に申込みをするまでにはいくつかのステップがありますよね。
②必要書類を手配する
③書類に記入する
④役所に提出に行く
このように１つのタスクを遂行するまでのステップが多い場合や、１日で終わらせるのが難しい場合は、15〜３０分程度で終わるサイズにまで小さくしてからスケジュールに入れていくようにすると、より実行しやすくなります。
またサイズを小さくしておくことで、もし予定通りに実行できなかった場合でも簡単に遅れを取り戻すことができるようになり、挫折して全てが計画倒れで終わってしまった・・・という失敗を防ぐ効果もありますよ。
ポイント２：現実的なスケジュールを立てる
「完璧な予定」ではなく「達成可能な予定」を目指しましょう。
スケジュールを立てている時はモチベーションが上がっているのでつい目の前のタスクを全て予定に入れ込もうとしてしまいがちですが、この後に予定を実行するのは自分自身だということを忘れてはいけません！（笑）
あえて「ちょっと余裕過ぎるかな？」という程度の予定を立てて「予定通りに実行できた！」という達成感を味わう回数を増やした方が、目標通りに行動することを習慣化しやすくなります。
●予定を見た時にワクワクするか？
●やる気より先にプレッシャーを感じないか？
を目安にしながら現実的な予定を立てていきましょう。
必ず実行できる予定の入れ方！３つのチェックリスト
ここまで出来たら、後はもう予定通りに毎日行動すればいいだけ！
・・・のはずなのですが、せっかくここまでの手順を踏んでも最後の最後に予定の入れ方を間違えてしまうと、計画通りに進めるのが困難になってしまうので注意が必要です。
「やっぱり私にはできない」と自分を責めて終わることになってしまうのを防ぐためにも下記のチェックポイントを確認しながら予定を組んでみてください。
チェック１：具体的な行動を書く
抽象的な目標ではなく、具体的な行動や数を書くようにすると実行に移しやすくなります。
⇒「７つの習慣」の15〜35ページを読む（例２）クローゼットを整理する
⇒サイズアウトした子供服を捨てる物と譲る物に分ける
こうすることで実行しやすくなるだけでなく、達成できたかどうか？が明確に判断できる様になるので「着手はしたけど十分にできた気がしない」というようなモヤモヤを減らすことにも繋がります。
チェック２：工程ごとに分けてから予定に入れる
前途した『タスクのサイズダウン』にも繋がりますが、いくつかの工程がある場合は工程があるタスクの場合は、工程ごとに分けて、１つずつ別々の日の予定に入れるのがおすすめです。
と言うのも、先ほどの保育園の申し込みの例のように、意外と下調べや準備に時間がかかる事が多いのですが、ここを見積もりに入れないまま予定に入れてしまったがために計画が崩れてしまうケースが多々あるんです。
「１枚の書類を書くのなんて15分もあれば出来るよね」と思っていたのに、実際にやってみたら書類の書き方が分からず調べているうちに１時間も経ってしまった・・・なんてことが私もザラにありました。
そうならないためにも、特に慣れない事や始めての事を予定に入れる時は、
①調べる
②計画する
③実行する
と３つのフェーズに分けて予定に入れるようにするんです。
こうすることでいまいち気が進まない大きなタスクでも「今日はとりあえずやり方を調べればいいだけ」と手をつけやすくなりますし、焦らず着実に予定を進めることができます。
先延ばしにしているタスクほど、実はやり方が分からなかったり、何から始めたらいいのかが分からないものだったりしませんか？
そんな時は先ず「調べる時間」を予定に入れてあげると、すんなりと着手することができたりするのでぜひ試してみて下さい。
チェック３：予定通りにいかない想定で予定を立てる
子育て中のママが生活の中で一番難しいのは「予定通りに行動すること」ではないでようか？
●仕事が立て込んでる日に限って抱っこじゃなきゃ嫌と泣かれる。
●疲れて休みたい日に限ってお昼寝してくれない。
こんな毎日の繰り返しだと、ママはどんどん予定を立てるモチベーションを失い、自分の意思で行動するという自信を見失ってしまうんですよね。
そんな風になってしまわないためにとても大事なのが「予定通りにはいかない」という事を分かったうえで予定を立てること。
予定を立てる本来の目的は自分を苦しめるためでも、出来ない自分を責めるためでもなく、自分がやりたいと思ったことを実際にやれるようにするため。
つまりよりハッピーな自分になるための予定です。
予定を立てながら「邪魔が入りやすい日だったらこんなには出来ないだろうな」と不安を感じるような場合は、邪魔が入ってもやり遂げられる範囲の予定に書き換えてしまいましょう。
また、予定があることをプレッシャーに感じたり、予定通りに進まない焦りで子どもの鳴き声や抱っこコールにイライラしてしまう場合は、もう少し余白がうまれる様に予定を立て直してみてください。
●実際に入れる予定は理想の５〜６割程度にとどめる
●バックアップとして何も予定がない日や時間帯を作っておく
●もし出来ない時はコレだけやれればOKという最低ラインを決めておく
モチベーションが高いのは良いことですが、ママの毎日は想定外な出来事の連続です。
ちゃんとできたらラッキー♪くらいの軽い気持ちで取り組みましょう。
何よりも最優先すべきは「自分自身の気持ち」
ToDoリストをいくらたくさん片付けても自分の心や身体が疲れてしまっては意味がありません。
どんなに重要で緊急なタスクよりも、本当に大切なのは「今の自分が笑顔でいるか？」という事です。
スケジュール通りに全てが進まなくても良いんです。
数日間お休みする日が続いちゃってもいいんです。
そんな時は完璧であることよりも家族が、そして自分自身が幸せで笑顔でいるか？を大切にしてみて下さい。
「もうちょっと家事をサクサク進められたら自分の好きな事ができる時間が増えるな。」
「やりたい事を形に出来たら自信が持てそうな気がする。」
そんな前向きなママの気持ちをサポートするためにこの仕組みを活用してもらえたら嬉しいです。
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